Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Tổ chức và hoạt động của văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật
Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại chứ không được thực hiện các hoạt động trực tiếp sinh lời tại Việt Nam, vì vậy, nghĩa vụ thuế của một văn phòng đại diện nước ngoài hẹp hơn so với một công ty. Theo khoản 3 Điều 17 Luật Thương mại 2005 thì văn phòng đại diện có quyền tuyển dụng người lao động Việt Nam hoặc nước ngoài để làm việc tại văn phòng và đây cũng là căn cứ duy nhất làm phát sinh nghĩa vụ thuế của văn phòng đại diện nước ngoài.Quyết toán thuế là quá trình kiểm tra, đối chiếu các khoản thu chi phát sinh trong kỳ tính thuế của văn phòng đại diện nước ngoài để thực hiện kê khai và nộp thuế. Đồng thời, quá trình quyết toán thuế cũng giúp văn phòng đại diện có căn cứ để xin miễn giảm hoặc hoàn thuế cũng như giúp cơ quan quản lý thuế cho cơ sở để truy thu thuế.
I. Quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho văn phòng đại diện
Với những người lao động làm việc tại văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam thì thu nhập chịu thuế chính là tiền lương, tiền công được quy định cụ thể tại khoản 2 Điều 3 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007. Nghĩa vụ kê khai, khấu trừ, nộp thuế và quyết toán thuế thu nhập cá nhân của người lao động làm việc tại văn phòng đại diện nước ngoài là trách nhiệm của chính văn phòng đại diện đó.
Trong quá trình quyết toán thuế, văn phòng đại diện có thể xem xét và liệt kê các khoản thu nhập cá nhân thuộc diện được miễn thuế, giảm thuế để làm hồ sơ xin miễn, giảm thuế. Khoản 1 Điều 62 Luật Quản lý thuế quy định:
“Trường hợp người nộp thuế tự xác định số tiền thuế được miễn thuế, giảm thuế, hồ sơ gồm có:
1. Tờ khai thuế;
2. Tài liệu liên quan đến việc xác định số thuế được miễn, số thuế được giảm.”
Tư vấn thuế cho văn phòng đại diện nước ngoài tại Thanh Hóa
II. Đối tượng chịu thuế tại văn phòng đại diện nước ngoài có thể là cá nhân cư trú và cá nhân không cư trú:
1. Đối với cá nhân cư trú:
- Có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên tính trong một năm dương lịch hoặc tính theo 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam hoặc có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam, bao gồm có nơi ở đăng ký thường trú hoặc có nhà thuê để ở tại Việt Nam theo hợp đồng thuê có thời hạn.
- Kỳ tính thuế: theo năm.
- Không đáp ứng các điều kiện trên.
- Kỳ tính thuế: theo từng lần phát sinh thu nhập.
